# Rechnungen, Gutschriften und Belege

Nach dieser Seite finden Sie jeden Beleg, rufen ihn als PDF oder E-Rechnung ab, bezahlen eine offene Rechnung und wissen, was eine Gutschrift bedeutet.

> **Typ:** anleitung
> **Für wen:** Inhaber, die die Belege ihrer Organisation ablegen, weitergeben oder ausgleichen.
> **Voraussetzung:** Rolle **Inhaber**. Manager sehen die Abrechnung im Lesemodus, ohne den Reiter **Rechnungen**. Ohne gepflegtes Rechnungsprofil entsteht keine Rechnung.
> **Ort im Portal:** **Abrechnung** › Reiter **Rechnungen**

Drei Belegarten mit eigener Nummernfolge stehen nebeneinander: die **Rechnung** `INV-JJJJ-NNNN` als Forderung, die **Gutschrift** `GS-JJJJ-NNNN` als Korrektur, die **Mahnung** `MA-JJJJ-NNNN` als Erinnerung. Eine Mahnung ist keine Rechnung und weist keine Steuer aus.

## Schritte

### Einen Beleg finden und öffnen

1. Öffnen Sie **Abrechnung** und wechseln Sie in den Reiter **Rechnungen**. Die Liste **Rechnungen und Gutschriften** trägt die Spalten **Nummer**, **Datum**, **Zeitraum**, **Betrag**, **Status** und **Abruf**.
2. Grenzen Sie mit den Filtern ein: **Alle**, **Offen**, **Überfällig**, **Gemahnt**, **Bezahlt**, **Gutschrift** oder **Storniert**. Passt nichts, steht dort „Für diesen Filter gibt es keine Belege.“
3. Lange Listen wachsen über **Mehr laden**.
4. Klicken Sie auf eine Zeile. Der Beleg zeigt **Rechnungsnummer**, **Rechnungsdatum**, **Leistungszeitraum**, **Fällig am**, **Bezahlt am** und **Ihre USt-IdNr.**, darunter **Positionen**, die Summen von **Zwischensumme netto** über **Umsatzsteuer** bis **Rechnungsbetrag**, die Legende **Steuerkürzel** (`S`, `AE`, `O`, `E`, `K`, `G`) und den **Verlauf**: **Ausgestellt**, **Erinnert**, **Gemahnt**, **Bezahlt**.

### Einen Beleg abrufen

1. **PDF** öffnet den Beleg als A4-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten.
2. **E-Rechnung** liefert dieselben Angaben als XML nach UN/CEFACT CII.
3. **Drucken** gibt ihn an Ihren Drucker. Läuft eine Mahnung, steht ihr Schreiben als PDF daneben.

Steht dort „Der Beleg wird erstellt, sobald die Zahlung verbucht ist.“, laden Sie die Seite kurz darauf neu.

### Eine offene Rechnung bezahlen

Beim Kauf auf Rechnung überweisen Sie selbst. Der Abschnitt **Zahlung** nennt **Kontoinhaber**, **Bank**, **IBAN**, **BIC**, **Verwendungszweck**, **Betrag** und **Fällig am**.

1. Öffnen Sie die offene Rechnung.
2. Übernehmen Sie IBAN, Verwendungszweck und Betrag mit **Kopieren** — oder klicken Sie auf **Girocode anzeigen** und scannen ihn mit Ihrer Banking-App. Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck stecken darin.
3. Ist der Beleg ausgeglichen, steht dort „Dieser Beleg ist bezahlt. Es ist nichts weiter zu tun.“

Fehlt sie, sagt der Beleg: „Die Bankverbindung teilen wir Ihnen auf Anfrage mit.“

Jeden Beleg schickt Szenera zusätzlich an die Rechnungs-E-Mail des Rechnungsprofils. Im Portal führt **Zur Rechnung** auf den Beleg.

## Optionen

### Was eine Gutschrift bedeutet

Eine **Gutschrift** korrigiert eine Rechnung, sie ist kein eigener Kauf: eigene Nummer, negative Beträge, die Steuer der korrigierten Rechnung. Der Beleg nennt sie mit Nummer und Datum — korrigieren Sie Ihren Vorsteuerabzug entsprechend.

Der Betrag geht von einer offenen Rechnung ab (ist sie damit ausgeglichen, gilt sie als gegenstandslos) oder kommt zurück: „Wir verrechnen den Betrag mit Ihrer nächsten Rechnung. Auf Wunsch überweisen wir ihn zurück — schreiben Sie uns an `rechnung@szenera.com`.“

### Der Beleg zu einer Vertragsänderung

Eine Bestellung unter **Vertrag anpassen** wirkt sofort. Welchen Beleg das erzeugt und wann er im Portal liegt, hängt an Ihrem Zahlweg.

| Ihr Zahlweg | Bei einem Zuwachs | Bei einer Reduzierung |
|---|---|---|
| Einzug über Karte oder SEPA-Lastschrift | Der anteilige Betrag für den Rest der Periode wird sofort eingezogen. Der bezahlte Beleg erscheint kurz darauf im Reiter **Rechnungen**. | Kein eigener Beleg. Das Guthaben erscheint auf der nächsten regulären Rechnung. |
| **Kauf auf Rechnung** | Eine eigene Rechnung nur über den anteiligen Betrag, am selben Tag ausgestellt und mit Zahlungsziel. Sie liegt sofort auf der Bestätigung unter **Ihr Beleg**. | Kein eigener Beleg. Die Gutschrift steht als eigene Zeile auf der nächsten regulären Rechnung. |

Bei einer reinen Reduzierung entsteht heute nichts: „Für diese Änderung entstand keine Rechnung. Das Guthaben von 12,40 € erscheint auf Ihrer nächsten Rechnung.“ Ein Guthaben wird verrechnet, nie ausgezahlt. Die regelmäßige Rechnung der Folgeperiode kommt in beiden Fällen unverändert zu ihrem Termin. Er steht im Reiter **Vertrag** in der Zeile **Nächste Rechnung am**.

## Ergebnis prüfen

- Die Zeile trägt den erwarteten Status: **Offen · fällig am …**, **Überfällig**, **Bezahlt am …** oder **Gutschrift**. Der **Verlauf** endet mit **Bezahlt**, sobald Ihre Zahlung verbucht ist.
- PDF und E-Rechnung tragen dieselbe Nummer wie die Zeile.

## Wenn etwas nicht klappt

| Symptom | Bedeutung | Lösung |
|---|---|---|
| „Noch keine Rechnung.“ | Es ist noch nichts abgerechnet. | Nichts zu tun. Steht ein Datum dabei, kommt die erste Rechnung an diesem Tag. |
| „Der Beleg ließ sich nicht öffnen.“ | Die PDF war nicht abrufbar. | Seite neu laden, Beleg erneut öffnen. |
| „Die E-Rechnung ließ sich nicht abrufen.“ | Die Rechnungsdaten waren nicht abrufbar. | Nehmen Sie die PDF. Sie trägt dieselben Daten eingebettet. |
| „Die Belege ließen sich nicht laden.“ | Die Liste kam nicht durch. | Auf **Erneut versuchen** klicken. Vertrag und nächste Zahlung sind nicht betroffen. |
| Der Reiter **Rechnungen** fehlt. | Ihr Konto darf Rechnungen nicht sehen. | Einen Inhaber Ihrer Organisation bitten. |
| Eine Rechnung steht auf **Überfällig** oder **Gemahnt**. | Der Betrag ist nicht rechtzeitig eingegangen. | Ausgleichen. Die Fristen stehen unter [Zahlungserinnerung, Mahnung, Einfrieren und Sperre](/de/docs/billing/overdue-payments). |

## Weiterführendes

- [Rechnungsprofil, USt-IdNr. und Steuer](/de/docs/billing/invoice-profile) — wohin der Beleg geht und welche Steuer darauf steht.
- [Zahlungserinnerung, Mahnung, Einfrieren und Sperre](/de/docs/billing/overdue-payments) — was auf eine offene Rechnung folgt.
- [Die Abrechnungsseite lesen](/de/docs/billing/read-billing-page) — Kacheln, Reiter und die Vorschau **Nächste Rechnung**.