Rechnungen, Gutschriften und Belege

Nach dieser Seite finden Sie jeden Beleg, rufen ihn als PDF oder E-Rechnung ab, bezahlen eine offene Rechnung und wissen, was eine Gutschrift bedeutet.

Drei Belegarten mit eigener Nummernfolge stehen nebeneinander: die Rechnung INV-JJJJ-NNNN als Forderung, die Gutschrift GS-JJJJ-NNNN als Korrektur, die Mahnung MA-JJJJ-NNNN als Erinnerung. Eine Mahnung ist keine Rechnung und weist keine Steuer aus.

Schritte#

Einen Beleg finden und öffnen#

1. Öffnen Sie Abrechnung und wechseln Sie in den Reiter Rechnungen. Die Liste Rechnungen und Gutschriften trägt die Spalten Nummer, Datum, Zeitraum, Betrag, Status und Abruf.
2. Grenzen Sie mit den Filtern ein: Alle, Offen, Überfällig, Gemahnt, Bezahlt, Gutschrift oder Storniert. Passt nichts, steht dort „Für diesen Filter gibt es keine Belege.“
3. Lange Listen wachsen über Mehr laden.
4. Klicken Sie auf eine Zeile. Der Beleg zeigt Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Fällig am, Bezahlt am und Ihre USt-IdNr., darunter Positionen, die Summen von Zwischensumme netto über Umsatzsteuer bis Rechnungsbetrag, die Legende Steuerkürzel (S, AE, O, E, K, G) und den Verlauf: Ausgestellt, Erinnert, Gemahnt, Bezahlt.

Einen Beleg abrufen#

1. PDF öffnet den Beleg als A4-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten.
2. E-Rechnung liefert dieselben Angaben als XML nach UN/CEFACT CII.
3. Drucken gibt ihn an Ihren Drucker. Läuft eine Mahnung, steht ihr Schreiben als PDF daneben.

Steht dort „Der Beleg wird erstellt, sobald die Zahlung verbucht ist.“, laden Sie die Seite kurz darauf neu.

Eine offene Rechnung bezahlen#

Beim Kauf auf Rechnung überweisen Sie selbst. Der Abschnitt Zahlung nennt Kontoinhaber, Bank, IBAN, BIC, Verwendungszweck, Betrag und Fällig am.

1. Öffnen Sie die offene Rechnung.
2. Übernehmen Sie IBAN, Verwendungszweck und Betrag mit Kopieren — oder klicken Sie auf Girocode anzeigen und scannen ihn mit Ihrer Banking-App. Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck stecken darin.
3. Ist der Beleg ausgeglichen, steht dort „Dieser Beleg ist bezahlt. Es ist nichts weiter zu tun.“

Fehlt sie, sagt der Beleg: „Die Bankverbindung teilen wir Ihnen auf Anfrage mit.“

Jeden Beleg schickt Szenera zusätzlich an die Rechnungs-E-Mail des Rechnungsprofils. Im Portal führt Zur Rechnung auf den Beleg.

Optionen#

Was eine Gutschrift bedeutet#

Eine Gutschrift korrigiert eine Rechnung, sie ist kein eigener Kauf: eigene Nummer, negative Beträge, die Steuer der korrigierten Rechnung. Der Beleg nennt sie mit Nummer und Datum — korrigieren Sie Ihren Vorsteuerabzug entsprechend.

Der Betrag geht von einer offenen Rechnung ab (ist sie damit ausgeglichen, gilt sie als gegenstandslos) oder kommt zurück: „Wir verrechnen den Betrag mit Ihrer nächsten Rechnung. Auf Wunsch überweisen wir ihn zurück — schreiben Sie uns an rechnung@szenera.com.“

Der Beleg zu einer Vertragsänderung#

Eine Bestellung unter Vertrag anpassen wirkt sofort. Welchen Beleg das erzeugt und wann er im Portal liegt, hängt an Ihrem Zahlweg.

Bei einer reinen Reduzierung entsteht heute nichts: „Für diese Änderung entstand keine Rechnung. Das Guthaben von 12,40 € erscheint auf Ihrer nächsten Rechnung.“ Ein Guthaben wird verrechnet, nie ausgezahlt. Die regelmäßige Rechnung der Folgeperiode kommt in beiden Fällen unverändert zu ihrem Termin. Er steht im Reiter Vertrag in der Zeile Nächste Rechnung am.

Ergebnis prüfen#

• Die Zeile trägt den erwarteten Status: Offen · fällig am …, Überfällig, Bezahlt am … oder Gutschrift. Der Verlauf endet mit Bezahlt, sobald Ihre Zahlung verbucht ist.
• PDF und E-Rechnung tragen dieselbe Nummer wie die Zeile.

Wenn etwas nicht klappt#

Weiterführendes#

• Rechnungsprofil, USt-IdNr. und Steuer — wohin der Beleg geht und welche Steuer darauf steht.
• Zahlungserinnerung, Mahnung, Einfrieren und Sperre — was auf eine offene Rechnung folgt.
• Die Abrechnungsseite lesen — Kacheln, Reiter und die Vorschau Nächste Rechnung.